É bastante comum o cidadão ser surpreendido ao apresentar uma certidão de nascimento, casamento ou óbito e ouvir que o documento “está vencido” porque foi emitido há alguns meses ou anos. A dúvida é legítima: afinal, existe no Brasil um prazo geral de validade para esses documentos, ou um órgão público pode simplesmente estabelecer que uma certidão antiga deixou de valer? A resposta, em termos gerais, é que não existe uma regra nacional estabelecendo prazo de validade para as certidões de registro civil, embora determinadas situações possam exigir documento atualizado para comprovar uma condição que pode ter sofrido alteração.
Em nível nacional, a Lei nº 6.015/1973 (Lei de Registros Públicos) estabelece que nascimentos, casamentos e óbitos são registrados no Cartório de Registro Civil das Pessoas Naturais e disciplina a emissão das respectivas certidões. A legislação não estabelece, de maneira geral, que a certidão de nascimento, casamento ou óbito perca sua validade jurídica depois de 30 dias, 90 dias, seis meses, um ano ou qualquer outro período. Ao contrário, a própria lei determina que a certidão seja extraída do registro e devidamente autenticada pelo oficial ou substituto legal, constituindo documento dotado de fé pública.
Isso, entretanto, não significa que uma certidão antiga necessariamente deva ser aceita para qualquer finalidade, evidentemente. Existe uma diferença importante entre validade do documento e atualidade da informação que ele contém: uma certidão de casamento emitida há dez anos continua sendo uma certidão autêntica daquele registro, mas pode não revelar, por exemplo, um divórcio, uma alteração de regime de bens, uma viuvez ou outra averbação realizada posteriormente. Por essa razão, há situações específicas em que a legislação, regulamentação ou o procedimento administrativo legitimamente exige uma certidão atualizada, e não porque a anterior tenha simplesmente “vencido”, como por vezes é considerada.
Um exemplo esclarecedor está nas normas da Corregedoria Nacional de Justiça, que em determinadas situações registra expressamente o conceito de certidão atualizada como aquela expedida há, 90 dias, no máximo. Isso ocorre, por exemplo, em procedimentos específicos relacionados ao registro de união estável, nos quais o Provimento aplicável determina a apresentação de certidões atualizadas; portanto, o prazo de 90 dias não pode ser transformado em uma regra geral de validade para todas as certidões brasileiras, por via de consequência lógica. A própria documentação do CNJ esclarece que a certidão eletrônica de nascimento, enquanto documento de identificação civil, não expira, embora alguns órgãos ou instituições possam exigir versão mais recente para determinada finalidade.
A situação é semelhante com outros documentos pessoais: RG, CPF, carteira de motorista, passaporte, carteira profissional e certidões possuem regras próprias, e não se pode afirmar genericamente que todo documento pessoal tenha um prazo único de validade. Uma carteira de identidade antiga, por exemplo, pode ser recusada em determinada circunstância se estiver deteriorada ou se houver dúvida razoável sobre a identificação, enquanto uma certidão de registro civil pode necessitar de atualização quando a finalidade exigir conhecimento de eventuais averbações posteriores. O que não parece juridicamente adequado é a Administração Pública criar, um prazo de validade que não esteja amparado em lei, regulamento ou justificativa relacionada à finalidade do procedimento, por simples costume interno ou decisão discricionária.
Por isso, quando um órgão público recusar uma certidão alegando simplesmente que ela tem “mais de seis meses”, “mais de um ano” ou “mais de cinco anos”, o cidadão tem o direito de perguntar qual é a norma que estabelece esse prazo e qual é a finalidade da exigência, para seu conhecimento. Se houver previsão legal ou regulamentar específica determinando certidão recente, a exigência pode ser legítima; se não houver, a Administração deve observar os princípios da legalidade, impessoalidade, razoabilidade, finalidade e motivação, previstos no artigo 37 da Constituição Federal e, no âmbito federal, também na Lei nº 9.784/1999. A própria Polícia Federal, por exemplo, distingue situações em que determinado prazo é expressamente estabelecido daquelas em que a autoridade pode solicitar certidão atualizada diante de dúvida sobre o registro civil.
Em resumo, certidão não é, em regra, um documento que “vence” como um produto perecível: o registro civil continua existindo e a certidão continua sendo prova oficial do que consta naquele registro. O que pode justificar uma nova emissão é a necessidade de comprovar que a situação registral permanece atual, especialmente quando podem ter ocorrido averbações ou alterações posteriores, ou quando uma norma específica estabelece expressamente determinada antiguidade máxima. Portanto, diante de uma recusa, especialmente por órgão público, a pergunta mais importante não é apenas “qual é a idade da certidão?”, mas “qual norma legal ou regulamentar determina que, para esta finalidade específica, ela precisa ter sido emitida dentro desse prazo?”
Em poucas palavras:
Certidão antiga não significa, automaticamente, certidão inválida.
Prazo de 90 dias não é regra geral para certidões de nascimento, casamento e óbito.
Uma exigência de documento atualizado pode ser legítima quando houver fundamento legal ou regulamentar, ou quando a finalidade exigir comprovação da situação registral atual.
Sem fundamento específico, a recusa automática baseada apenas na “idade” do documento pode ser questionada administrativamente e, conforme o caso, judicialmente.
Fontes principais: Lei nº 6.015/1973 (Registros Públicos); Conselho Nacional de Justiça/Corregedoria Nacional de Justiça; Constituição Federal; Lei nº 9.784/1999
